POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. ALCANCE

El presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales, aplica para todos los empleados, proveedores, contratistas, clientes y terceras partes que cuenten con datos personales almacenados en nuestra base de datos.


2. OBJETIVO

SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S ha elaborado el presente manual con el objetivo dotar a nuestros colaboradores, clientes, usuarios, proveedores entre otros, de una guía que les permita conocer en detalle además de los derechos y deberes consagrados en la norma, los procedimientos internos establecidos para hacer viable el ejercicio de este derecho constitucional, establecer las políticas y procedimientos de recolección, manejo, tratamiento, atención de consultas, reclamos y /o solicitudes para supresión y modificación del dato personal.


3. DEFINICIONES


Siguiendo el esquema de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios No 29532 del 2010 y el No 1377 de 2013, la sentencia SU 458 del 2012, el decreto 886 del 2014, la sentencia C-20 del 2014, sentencia T -444 del 2014, el Decreto único Reglamentario 1074 del 2015 a nivel nacional y la ley 2157 del 2021, a continuación, se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del manual:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos personales.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

4. PRINCIPIOS RECTORES


SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y Decretos Reglamentarios No 29532 del 2010 y el No 1377 de 2013, la sentencia SU 458 del 2012, el decreto 886 del 2014, la sentencia C-20 del 2014, sentencia T -444 del 2014, el Decreto único Reglamentario 1074 del 2015 a nivel nacional y la ley 2157 del 2021.

✓ Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

✓ Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

✓ Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

✓ Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

✓ Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO SAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

✓ Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

✓ Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por SERVI INDUSTRIALES Y MERCADEO SAS, será objeto de protección a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

✓ Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

✓ Principio de Temporalidad: SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular.

 

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

✓ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

✓ Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

✓ Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

✓ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente;

✓ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios

, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

✓ Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

6. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S en ejercicio de sus actividades como responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:

✓ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

✓ Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

✓ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

✓ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

✓ Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

✓ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

✓ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

✓ Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

✓ Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

✓ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

✓ Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

✓ Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo

✓ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos

✓ Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;

✓ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

✓ SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 

7. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO SAS, dentro el giro ordinario de sus actividades asume como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y debido a ello tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, grabación telefónica, mensaje de datos, Internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO SAS y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Al solicitar la autorización, se debe informar de manera clara y expresa el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad. También se debe proporcionar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Casos en los que no se requiere la autorización: Incluyen la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

9. AVISOS DE PRIVACIDAD Y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El aviso de privacidad es una comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S cuenta en su página web con el Aviso de Privacidad, el cual puede ser objeto de consulta. Al solicitar información del titular sobre los datos personales, este aviso se le dará a conocer. El Aviso de Privacidad debe contener como mínimo la información sobre el nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este, y los derechos que asisten al titular.

 

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de los datos personales pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, siguiendo el procedimiento reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Procedimiento para hacer Consultas

✓ Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal de su titular que reposa en la base de datos en calidad de responsable. SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

✓ La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S en la calle 96 No 13-31 oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C. o por correo electrónico a la siguiente dirección: contactenos@sym.com.co la consulta deberá ser de forma clara y expresa.

✓ La Consulta será atendida por SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible atender la consulta dentro el término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos para hacer Reclamos

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el encargado o responsable del Tratamiento, así:

• El reclamo se formulará por solicitud escrita dirigida a SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S en la Calle 96 No 13-31 oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C. o por correo electrónico a la siguiente dirección de correo electrónico contactenos@sym.com.co El reclamo contará con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, número de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo resulta incompleto, SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, si transcurrido los dos meses y no se ha subsano el reclamo, se entenderá desistido del reclamo.

• Si SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S es quien recibe el reclamo pese a no ser competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles y le informará la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S cuenta con 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o su causahabiente también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

12. DISPOSICIONES FINALES

✓ ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS:

SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S Designa al Oficial de Protección de Datos Personales para cumplir con la función de protección de datos personales.

✓ ÁREA ENCARGADA DE LAS SOLICITUDES, CONSULTAS, RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.

SERVI INDUSTRIALES & MERCADEO S.A.S Designa al Oficial de Protección de Datos Personales para dar respuesta a las solicitudes de consulta, rectificación, actualización, y supresión de datos.

13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

  • F-192 Autorización tratamiento de datos personales
  • F-193 Cláusula Contrato de Trabajo
  • F-194 Acta de eliminación de datos personales o archivos
  • F-195 Autorización tratamiento de datos personales página web
  • F-196 Aviso de privacidad
  • F-197 Acuerdo de Confidencialidad
  • F-198 Autorización tratamiento de datos personales en el formulario de contáctenos
  • F-199 Aviso en correos electrónicos
  • F-200 Autorización tratamiento de datos personales clientes y proveedores
  • F-201 Cláusula para incorporarse en los contratos con los clientes
  • F-202 Contrato de transmisión de datos personales
  • F-203 Autorización planilla ingreso de visitantes
  • F-204 Ejercicio de derechos del titular de los datos personales